Todas las personas que recién comienzan su camino en el mundo del emprendimiento, saben lo importante que es familiarizarse con la contabilidad electrónica; sin embargo, muchas lo ven como un tema complejo repleto de reglas complicadas y sanciones intimidantes.
¿Cómo se combaten esos prejuicios? Con información bien explicada que deje en claro que no es necesario ser un contador para entender los aspectos básicos y tomar decisiones seguras, justo como la que encontrarás en nuestro artículo. Te invitamos a que sigas leyendo y tomes nota de lo que te pueda servir.
¿Qué es la contabilidad electrónica y por qué los emprendedores deben entenderla?
Es la forma en que se organiza, registra y presenta la información financiera de un negocio en formato digital, de acuerdo con los lineamientos establecidos por el SAT, para tener mayor control sobre lo que entra y sale y disponer de un soporte documental ante cualquier revisión.
Aunque puede parecer que este tipo de obligaciones solo aplican a empresas grandes, se aconseja que también quienes comienzan a formalizar su actividad económica comprendan dicho modelo y busquen herramientas que les ayuden a sobrellevarlo.
Ejemplo de lo anterior es un software contable como COI de Siigo Aspel, el cual ha sido diseñado para dejar atrás los procesos manuales y disminuir el número de errores al capturar información, de manera que tú, como emprendedor, te sientas seguro de seguir operando, sabiendo que todo se encuentra en regla.
¿Qué necesitas para una contabilidad electrónica en orden?
Un RFC activo y asociado al régimen fiscal correcto: Esto lo puedes consultar en el portal del SAT o con un contador; ten en cuenta que el régimen determina si estás obligado a presentar contabilidad electrónica o solo a conservarla.
Los comprobantes digitales que generas y recibes: Cada ingreso que recibes y cada gasto que realizas debe estar respaldado en los CFDI, o facturas electrónicas; son la base de tu contabilidad. Guardarlos en una carpeta no es suficiente, lo recomendable es clasificarlos por tipo y fecha para poder localizarlos cuanto te hagan falta.
Registro de movimientos bancarios relacionados con tu operación: Si usas tu cuenta personal para cobrar y pagar, es probable que enfrentes problemas al momento de justificar los flujos. Lo mejor es que separes las finanzas del negocio.
Acceso al Buzón Tributario: Ahí es donde el SAT puede solicitarte información, enviar notificaciones o requerir documentos; no olvides revisarlo de forma periódica para actuar a tiempo ante cualquier aviso y evitar sanciones por no responder.
¿Qué puede hacer un software contable por tu negocio?
Aunque ya te hablamos un poco sobre dichos sistemas, vale la pena que conozcas más de los que se encuentran disponibles en el mercado y se distinguen por sus características y funcionalidades.
A través de una buena opción, serás capaz de organizar todos tus CFDI en un solo lugar, clasificarlos según corresponda y relacionarlos directamente con tu catálogo de cuentas; asimismo, te permitirá generar los archivos XML que solicita el SAT (como la balanza o las pólizas) sin tener que armarlos manualmente
Además, hay soluciones que alertan sobre inconsistencias o pendientes por atender, también guardan todos los respaldos, algo útil en caso de que debas consultar meses atrás o revisar algún documento; hasta podrás obtener reportes, todo de manera sencilla, sea o no que tengas experiencia previa en el tema.
¿Qué documentos son fundamentales?
- Catálogo de cuentas
Muestra cómo está organizada tu contabilidad. Es una especie de guía que despliega cómo clasificas todo lo que pasa en tu negocio: lo que ganas, lo que gastas, lo que debes y lo que tienes.
Cada una de esas categorías se registra como una cuenta con un nombre y un código específico. Si haces cambios, como agregar una nueva forma de ingreso, el catálogo también se actualiza.
- Balanza de comprobación
Es un resumen general de los saldos de cada cuenta en un periodo determinado y ayuda a detectar si hay errores o movimientos que no coinciden. Pese a que parece un reporte contable, su función principal es mostrar que tus ingresos y egresos están registrados de modo correcto.
- Pólizas contables
Registran cada operación individual: un ingreso por venta, un pago de servicio, una transferencia bancaria, etc. Deben incluir los folios fiscales de los CFDI relacionados, pues le permiten al SAT verificar que cada operación tiene respaldo documental.
- Auxiliares contables
Se requieren en ciertos casos, desglosan los movimientos por proveedor, cliente o cuenta. No todos los contribuyentes están obligados a generarlos, pero si tu volumen de operaciones crece, es probable que se vuelvan parte de tu contabilidad.
Todos los archivos mencionados se generan en formato XML, que es el que acepta el SAT, y para que no los tengas que elaborar a mano, se recomienda ampliamente contratar un software contable que automatice la tarea.
¿Estás obligado a enviar tu contabilidad electrónica?
Si bien no todos los emprendedores tienen que enviar su contabilidad electrónica al SAT, la mayoría sí está obligada a llevarla de forma interna. La diferencia está en el régimen fiscal en el que te encuentras inscrito, y por eso es tan importante conocer tus obligaciones.
Por ejemplo, si tributas bajo el Régimen Simplificado de Confianza como persona física, no estás obligado a enviar los archivos XML de tu contabilidad, lo que sí, es que debes conservar tus CFDI y mantener un registro claro de ingresos y gastos. Claro, eso no significa que dejes de organizar tu información; solo cambia el nivel de formalidad en el envío.
En cambio, si estás registrado como persona moral, es decir, una empresa constituida legalmente, sí o sí tienes que enviar archivos como la balanza, el catálogo y las pólizas mediante el Buzón Tributario, generalmente de manera mensual y plazos específicos.
Hay otras variables que influyen, como si tienes ingresos mayores a cierto umbral o si tu actividad requiere un control detallado; en todo caso, lo ideal es que te fijes en tu constancia de situación fiscal y, si es necesario, preguntarle a un contador.
Buenas prácticas para mantener tu contabilidad organizada todo el año
Haz revisiones periódicas: Establece una rutina mensual para ver tus ingresos, egresos y conciliarlos con tus movimientos bancarios, así detectarás cualquier diferencia a tiempo y corregirla antes de que se acumule o cause problemas más adelante.
Mantén actualizado tu catálogo de cuentas: Cada vez que cambien tus actividades, tu forma de cobrar o los tipos de gasto que manejas, revisa si necesitas agregar o ajustar alguna cuenta. Implementar dicho hábito va a mejorar la precisión de tus reportes e impedir que la información quede mal clasificada.
Conserva evidencia de cada operación: Pese a que los archivos XML son el formato oficial, tener a la mano los documentos complementarios (comprobantes de pago, contratos o notas), te ayudará a aclarar cualquier duda en caso de revisión. Si usas un sistema contable, guarda todo en un solo lugar y asigna accesos seguros.
No esperes a que el SAT te pida información: Organízate, ten todo listo de forma preventiva no solo reduce el estrés, también fortalece la imagen de tu negocio y te permite tomar decisiones con base en información confiable.
Ahora que sabes esta información, actúa
Tomas las riendas de la contabilidad electrónica de tu negocio: velo haciendo de a poco a partir del establecimiento de una rutina y la adquisición de tecnología en la que te puedas apoyar para trabajar con tus archivos. Mientras más rápido lo hagas, ¡mejor!
