Cuando una empresa empieza a crecer, llegará un punto en que se encuentre con el problema de que las herramientas que antes funcionaban bien, de pronto ya no son suficientes para cubrir todas las operaciones.
Al principio, casi todos empezamos igual: organizando todo en tablas de Excel, guardando archivos en la computadora y resolviendo las cosas paso a paso. Y para arrancar, está perfecto. El problema es que, con el tiempo, esa rutina empieza a quitarte horas valiosas y los descuidos se vuelven inevitables (sobre todo a la hora de facturar, donde más problemas pueden surgir).
Por eso, pensar a futuro desde el día uno hace toda la diferencia y es muy indispensable contar con una herramienta flexible que crezca a tu ritmo; pues eso no solo te ahorra dolores de cabeza y tiempo, sino que te evita tener que estar cambiando de sistema cada vez que tu negocio avanza.
No se trata solo de hacer facturas
Ya que tu empresa ha decidido tener un sistema de facturación debe revisar es qué tan completo es el sistema antes de hacer cualquier compra o contratación de plan.
Hay que aclarar que una herramienta de facturación no solo debe limitarse a generar un comprobante y enviarlo al cliente; en la actualidad y gracias a la tecnología, es importante que pueda consultar documentos, organizar la información y dar seguimiento a las operaciones que se realizan día a día.
No te confíes si tienes una empresa pequeña y piensas que son funciones secundarias, porque conforme aumenta el número de clientes y facturas, va a ser indispensable que tengas la información organizada para mejores controles.
Además, un programa para facturacion en linea te permite trabajar desde la nube, teniendo acceso a la información desde diferentes dispositivos y lugares, sin depender de una sola computadora. ¿No te parece muy importante el total acceso a la información desde donde estés?
Pensar en el crecimiento desde el principio
Una buena pregunta que te debes hacer antes de contratar cualquier sistema es: ¿esta herramienta seguirá siendo útil si mi empresa duplica sus ventas? ¿Podré seguir usándola con el paso de los años?
Para tener una respuesta certera, hay que revisar cuántas facturas permite generar, si puede manejar diferentes clientes, qué opciones ofrece para administrar la información y si permite incorporar nuevos usuarios o procesos conforme las necesidades cambien.
No es tan importante que contrates la plataforma con más funciones, sino que encuentres una que tenga capacidad suficiente para las necesidades actuales y futuras del negocio.
Menos tareas manuales, menos errores
Cuando el volumen de operaciones aumenta, hacer todo manualmente no es práctico y es posible que sea susceptible de errores porque el hecho de copiar datos de un documento a otro, capturar información repetidamente o revisar cada factura una por una es un trabajo repetitivo, cansado y que genera fallos.
La automatización en pleno siglo XXI es necesaria porque si una empresa genera muchas facturas y tiene herramientas que permiten realizar varias operaciones de manera más rápida, tendrá un considerable ahorro de tiempo.
Si no tienes idea por dónde comenzar, recuerda que con Facturama puedes automatizar procesos de facturación masiva, ideal para negocios que necesitan emitir una gran cantidad de comprobantes de forma periódica.
También importa que sea fácil de usar
Una herramienta puede tener muchas funciones y ser muy asequible, pero si resulta complicada para las personas que deben utilizarla todos los días, difícilmente será una buena solución.
Siempre considera que tenga una buena interfaz, que sea fácil encontrar información y brinde claridad en los procesos que realice. Un sistema sencillo es ideal para que el equipo pueda adaptarse más rápido y así se reduce el tiempo de aprendizaje para utilizarlo.
Algo también muy importante es que revises el tipo de soporte que ofrece el proveedor, porque debe existir un canal para resolver dudas o problemas, sobre todo cuando la empresa depende de la plataforma para mantener al día su facturación.
Revisar costos y necesidades reales
El precio también es importante, pero no debería ser el único criterio porque una opción aparentemente económica puede terminar siendo costosa si obliga a contratar herramientas adicionales; tampoco te conviene si de alguna manera limita el número de operaciones o requiere demasiado trabajo manual.
Lo recomendable es comparar el costo con las funciones que realmente necesita la empresa y pensar en cómo podrían cambiar esas necesidades con el tiempo.
Una herramienta que acompañe al negocio
Elegir un sistema de facturación no debería ser una decisión basada únicamente en lo que la empresa necesita hoy. También conviene pensar en los próximos años y en la cantidad de operaciones que podría manejar.
Una plataforma flexible, sencilla y con opciones de automatización puede facilitar la administración conforme el negocio crece porque de esta manera la facturación deja de ser una tarea que se complica con cada nuevo cliente y se convierte en un proceso más organizado, capaz de acompañar el ritmo de la empresa.
